Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE RECORDENTAL

En Recordental, estamos profundamente comprometidos con la protección de la privacidad y seguridad de la información personal de nuestros clientes (odontólogos, clínicas, estudiantes y otros profesionales de la odontología), así como la de nuestros colaboradores, proveedores y demás titulares de datos. Esta política describe cómo recopilamos, usamos, divulgamos, protegemos y almacenamos su información personal en el desarrollo de nuestras actividades como depósito dental, incluyendo las interacciones a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, correo electrónico, chatbot y durante la comercialización de nuestros productos odontológicos.

Al acceder a nuestro sitio web, realizar compras, solicitar información o proporcionarnos su información personal por cualquier medio, usted acepta los términos de esta Política de Privacidad.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos

Razón Social: Recordental
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 13 # 42 - 37, Bogotá, Colombia
Teléfono: +57 350 8509942

2. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En Recordental, el tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios, en cumplimiento de la normativa colombiana:

• Legalidad: El tratamiento de datos se realiza conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: La recopilación de datos obedece a propósitos legítimos, explícitos y debidamente informados al titular, necesarios para la comercialización y venta de productos odontológicos.
• Libertad: El tratamiento solo se lleva a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o Calidad: La información recopilada es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El acceso a los datos se limita a personal autorizado que necesita la información para la gestión de pedidos y atención al cliente, y su circulación se restringe a lo estrictamente necesario para la finalidad del tratamiento.
• Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Recordental.

3. Información que Recopilamos

Recordental recopila información personal de diversas fuentes y a través de distintos medios, incluyendo, pero no limitándose a:

• Información proporcionada directamente por usted:
  • A través de formularios de contacto en nuestro sitio web: Nombre completo, nombre de la clínica/institución (si aplica), profesión/ocupación (odontólogo, estudiante, etc.), dirección de correo electrónico, número de teléfono y el contenido de su mensaje o consulta.
  • Vía correo electrónico: Información que nos envíe directamente a nuestras direcciones de correo electrónico de contacto.
  • Mediante nuestro chatbot: Nombre, correo electrónico, número de teléfono, detalles de su consulta, así como cualquier otra información que decida compartir durante la interacción para la atención de sus requerimientos.
  • Al registrarse en nuestra página web, realizar un pedido o solicitar una cotización.
  • Al comunicarse con nosotros por teléfono o cualquier otro medio para soporte o consultas.
  • Datos necesarios para la facturación y el procesamiento de pagos por los productos adquiridos.
• Información recopilada automáticamente:
  • Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares que recogen información como la dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, productos visualizados y tiempo de permanencia para mejorar su experiencia de navegación, personalizar ofertas y analizar el tráfico web. Consulte nuestra Política de Cookies [si la tiene, inserte el enlace aquí, si no, puede considerarlo].

4. Finalidad de la Recopilación y Uso de la Información Personal

La información personal que recopilamos es utilizada para los siguientes propósitos:

• Comercialización y Venta de Productos: Para procesar sus pedidos, gestionar la entrega de productos odontológicos, emitir facturas y gestionar garantías.
• Atención al Cliente y Gestión de Consultas: Para responder a sus preguntas, procesar sus solicitudes, brindar soporte técnico sobre nuestros productos y gestionar las comunicaciones iniciadas a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, correo electrónico y chatbot.
• Gestión de Cuentas: Para crear y administrar su cuenta de usuario en nuestro sitio web, permitiéndole acceder a historiales de compra, listas de deseos y otras funcionalidades.
• Marketing y Comunicaciones: Para enviarle información sobre nuestros productos, ofertas, promociones, novedades, eventos o capacitaciones que puedan ser de su interés, siempre que haya dado su consentimiento previo para recibir dichas comunicaciones.
• Mejora Continua: Para realizar análisis de mercado, estudios de comportamiento de compra y de uso de nuestro sitio web (siempre anonimizando o disociando la información cuando sea posible) con el fin de mejorar nuestros productos, servicios y la experiencia del cliente.
• Cumplimiento Legal y Regulatorio: Para cumplir con nuestras obligaciones legales, fiscales y regulatorias aplicables.
• Prevención de Fraudes y Seguridad: Para proteger nuestros derechos, propiedad y seguridad, así como la de nuestros clientes y colaboradores, y para prevenir actividades fraudulentas o ilícitas.
• Gestión Interna: Para fines administrativos internos, auditorías y mejoras de procesos operativos.

5. Base Legal para el Tratamiento de Datos

El tratamiento de su información personal se fundamenta en una o más de las siguientes bases legales:

• Consentimiento: Usted nos otorga su consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de sus datos personales para los fines específicos aquí señalados.
• Ejecución de un Contrato: Cuando el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato de compraventa de productos o para la aplicación de medidas precontractuales (ej. cotizaciones).
• Cumplimiento de una Obligación Legal: Cuando el tratamiento es necesario para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos (ej. normativas fiscales).
• Intereses Legítimos: Cuando el tratamiento es necesario para los intereses legítimos perseguidos por Recordental (ej. mejora de productos, marketing directo), siempre que no prevalezcan sus intereses o derechos y libertades fundamentales.

6. Compartir y Divulgar Información Personal

Podemos compartir su información personal con los siguientes terceros, siempre bajo estrictos compromisos de confidencialidad y solo cuando sea necesario para los fines descritos en esta política y con su consentimiento cuando sea requerido:

• Proveedores de Servicios: Terceros que nos prestan servicios de apoyo, como empresas de logística y transporte, pasarelas de pago, servicios de alojamiento web, plataformas de email marketing, consultores de TI y otros proveedores esenciales para nuestra operación. Estos proveedores están obligados contractualmente a proteger su información y a utilizarla solo para los fines especificados.
• Autoridades Gubernamentales y Legales: Cuando sea requerido por ley, orden judicial, citación u otro proceso legal válido, o cuando consideremos de buena fe que la divulgación es necesaria para proteger nuestros derechos, investigar fraudes o garantizar la seguridad.
• Socios Comerciales: Con socios estratégicos para ofrecer productos o servicios conjuntos, siempre con su consentimiento previo si es requerido.
• Transferencias de Negocio: En caso de una fusión, adquisición, venta de activos o cualquier otra transacción que implique la transferencia de todo o parte de nuestro negocio, su información personal puede ser transferida como parte de dicha transacción. Le notificaremos sobre cualquier cambio de propiedad o control de su información personal.

7. Retención de Datos

Mantendremos su información personal durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fue recopilada, incluyendo cualquier período de retención legal o contractual (ej. registros contables y fiscales). Los datos recopilados a través de formularios de contacto, correo electrónico y chatbot se retendrán durante el tiempo que sea necesario para gestionar su consulta y, si corresponde, para mantener un registro de nuestra relación comercial.

Una vez que su información personal ya no sea necesaria, la eliminaremos de forma segura o la anonimizaremos de manera que no pueda ser identificada, salvo que la ley exija su conservación.

8. Seguridad de la Información

En Recordental, implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas robustas para proteger su información personal contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción. Estas medidas incluyen, pero no se limitan a:

• Cifrado de Datos: Uso de protocolos de seguridad como SSL/TLS para cifrar la comunicación de datos a través de nuestro sitio web, incluyendo formularios y comunicaciones.
• Controles de Acceso Estrictos: Acceso restringido a la información personal solo al personal autorizado que necesita la información para realizar sus funciones, bajo estricta confidencialidad.
• Sistemas de Seguridad: Implementación de firewalls, sistemas de detección de intrusos y otras tecnologías de seguridad para proteger nuestros sistemas y bases de datos.
• Copias de Seguridad: Realización de copias de seguridad regulares y seguras de la información para prevenir la pérdida de datos.
• Capacitación del Personal: Capacitación continua a nuestro personal sobre las mejores prácticas de seguridad de la información y cumplimiento de la normatividad de protección de datos.
• Acuerdos de Confidencialidad: El personal y los proveedores que acceden a datos personales firman acuerdos de confidencialidad.

9. Derechos de los Titulares de Datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, usted, como titular de datos personales, tiene los siguientes derechos:

• Derecho de Acceso: Conocer la información personal que hemos recopilado sobre usted y el uso que le hemos dado.
• Derecho de Rectificación: Solicitar la corrección de su información personal si es inexacta, incompleta o desactualizada.
• Derecho de Supresión (Eliminación): Solicitar la eliminación de su información personal de nuestros registros, siempre que no exista una obligación legal o contractual que nos impida hacerlo.
• Derecho de Revocación del Consentimiento: Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de su información personal en cualquier momento, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
• Derecho a Oponerse: Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando existan motivos legítimos relacionados con su situación particular.
• Derecho a Presentar Quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, por favor envíe un correo electrónico a [email protected] o una comunicación escrita a nuestra dirección, incluyendo en su solicitud: su nombre completo, tipo y número de documento de identidad, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos y la dirección, correo electrónico o medio por el cual desea recibir la respuesta. Responderemos a su solicitud en los términos y plazos establecidos por la ley.

10. Cambios a Esta Política de Privacidad

Recordental se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a nuevas legislaciones, prácticas de la industria o requisitos de negocio. Cualquier cambio será publicado en nuestro sitio web, y la fecha de la última actualización será modificada en la parte inferior de la política. Le recomendamos revisar periódicamente esta política para estar informado sobre cómo protegemos su información.

En caso de que los cambios sean sustanciales y afecten la finalidad del tratamiento de sus datos o impliquen una nueva autorización, se lo notificaremos por medios razonables y solicitaremos su consentimiento si es necesario.

11. Contáctenos

Si tiene alguna pregunta, inquietud o comentario sobre esta Política de Privacidad o sobre nuestras prácticas de tratamiento de datos, no dude en contactarnos a través de:

Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: +57 350 8509942
Dirección: Carrera 13 # 42 - 37, Bogotá, Colombia